Organizzare un evento di Natale aziendale a Bologna, significa creare un’atmosfera speciale, proprio come nella fantasia dei bambini.
Per creare un evento di Natale Aziendale che dipendenti, collaboratori e clienti ricordino davvero, servono visione, organizzazione e una buona dose di magia. Proprio quella che, almeno una volta all’anno, riesce a far lavorare insieme elfi e renne, senza perdere nemmeno un pacco per strada.
A questo punto serve farsi una domanda: come sarebbe la tua festa se a occuparsi dell’organizzazione fosse proprio Babbo Natale?
Probabilmente inizierebbe molto prima di dicembre.
Babbo Natale non aspetterebbe l’ultimo momento
Il primo segreto per organizzare un evento aziendale di Natale efficace è muoversi per tempo.
Babbo Natale lo sa bene: non si può pensare a milioni di consegne la sera del 23 dicembre. Allo stesso modo, non conviene cercare una location, un service audio e un gruppo musicale quando tutte le date migliori sono già occupate.
La progettazione dovrebbe partire da alcune domande precise:
- Chi parteciperà all’evento?
- Quale atmosfera vogliamo creare?
- Vogliamo ringraziare, divertire, emozionare oppure favorire le relazioni?
- L’evento sarà rivolto solamente ai dipendenti o anche a clienti e famiglie?
- Quale ricordo vogliamo lasciare agli invitati?
Prima delle decorazioni viene il concept. Prima del menù viene l’obiettivo.
Perché una festa natalizia può essere elegante, sorprendente, partecipativa oppure completamente fuori dagli schemi. L’importante è che sia coerente con l’identità dell’azienda.
Per un evento di Natale aziendale a Bologna sceglierebbe la location come sceglie il Polo Nord
Babbo Natale non lavorerebbe mai in un luogo privo di atmosfera. Anche la scelta della location, quindi, sarebbe tutt’altro che casuale.
Una villa storica può essere perfetta per una cena raffinata. Uno spazio industriale può trasformarsi in un ambiente contemporaneo attraverso luci, installazioni e spettacoli. Un teatro può accogliere una convention seguita da una performance artistica, mentre una location immersa nella natura può diventare il punto di partenza per un’esperienza più raccolta.
La location ideale per una festa aziendale di Natale deve essere bella, ma soprattutto funzionale.
Bisogna considerare:
- accessibilità e parcheggi;
- capienza reale degli spazi;
- gestione dei flussi;
- qualità dell’acustica;
- possibilità di installare luci e scenografie;
- presenza di aree separate per accoglienza, cena e spettacolo.
Anche la sala più suggestiva può perdere il proprio fascino quando gli ospiti non sentono il presentatore, aspettano troppo al guardaroba o non riescono a vedere il palco.
La magia, negli eventi, nasce spesso da una buona progettazione tecnica.
Affiderebbe ogni compito all’elfo giusto
Nella fabbrica di Babbo Natale ognuno ha un ruolo. C’è chi costruisce, chi controlla, chi impacchetta e chi prepara le consegne.
Durante un evento aziendale di Natale dovrebbe accadere la stessa cosa.
La regia coordina i tempi. Il responsabile di produzione controlla fornitori e allestimenti. I tecnici gestiscono audio, luci e video. Gli artisti coinvolgono il pubblico. Il presentatore accompagna gli ospiti da un momento all’altro senza trasformare la serata in una lunga sequenza di comunicazioni aziendali.
Quando i ruoli non sono chiari, iniziano gli imprevisti:
“Chi introduce il direttore?”
“Il video è già pronto?”
“La band sa che deve iniziare tra cinque minuti?”
“Qualcuno ha avvisato il catering che il programma è in ritardo?”
Un’organizzazione professionale serve proprio a evitare che queste domande arrivino nel momento meno opportuno.
Non proporrebbe la solita cena con sottofondo musicale
Una cena di Natale aziendale può essere piacevole, ma non deve necessariamente seguire sempre lo stesso copione: aperitivo, discorso, cena e DJ set.
Babbo Natale, probabilmente, cercherebbe un’idea capace di sorprendere gli invitati.
Potrebbe scegliere una marching band che accoglie gli ospiti, un cantante che si confonde inizialmente tra i camerieri oppure una performance costruita sulla storia dell’azienda.
Potrebbe trasformare il tradizionale discorso del management in una breve intervista, alternando parole, musica e immagini. Oppure creare un momento corale nel quale i dipendenti diventano parte dello spettacolo.
Tra le possibili idee per un evento di Natale aziendale ci sono:
- uno spettacolo musicale personalizzato;
- una performance itinerante tra i tavoli;
- un quiz interattivo sulla storia dell’azienda;
- un momento di team building leggero;
- una cena accompagnata da interventi artistici;
- un flash mob finale;
- una festa ispirata a un film, a un viaggio o a un’epoca;
- un progetto solidale collegato al territorio.
L’intrattenimento per eventi aziendali funziona quando non viene aggiunto come semplice riempitivo, ma diventa parte della narrazione della serata.
Controllerebbe la lista, almeno due volte
Babbo Natale controlla la sua lista più di una volta. Chi organizza eventi dovrebbe fare altrettanto.
Nei giorni precedenti bisogna verificare il numero degli invitati, le esigenze alimentari, gli orari dei fornitori, gli accessi tecnici, la disposizione dei tavoli, i contributi video e la scaletta degli interventi.
Serve poi un piano alternativo.
Cosa succede se un artista si ammala? Se un video non parte? Se il discorso dura venti minuti in più? Se l’evento è all’aperto e cambia il meteo?
Non tutto può essere previsto, ma molto può essere preparato.
Avere una regia significa anche questo: prendere decisioni rapide senza trasferire lo stress sugli ospiti e sul cliente.
Concluderebbe con un regalo che non si può impacchettare
Alla fine della serata Babbo Natale potrebbe lasciare un pacco sopra ogni sedia. Ma il vero regalo di un evento ben progettato sarebbe un altro: aver fatto sentire le persone parte della stessa storia.
Un evento di Natale aziendale è uno dei pochi momenti dell’anno in cui ruoli, uffici e reparti possono incontrarsi fuori dalla quotidianità lavorativa.
Non serve necessariamente stupire con effetti giganteschi. A volte bastano una scelta musicale intelligente, una luce ben progettata, parole sincere e un momento artistico capace di coinvolgere tutti.
La differenza non la fa la quantità delle decorazioni, ma la qualità dell’esperienza.
- Babbo Natale ha le renne, gli elfi e una slitta volante.
- Arthea mette insieme progettazione, produzione, regia, tecnica e spettacolo per creare eventi natalizi costruiti sull’identità di ogni azienda.