La comunicazione efficace ai tempi dello smart working
In tempo di crisi, di riunioni al telefono, la comunicazione aziendale, o meglio, la comunicazione efficace tra i membri di un team o verso i clienti, acquisisce ulteriore importanza.
Quali strumenti usare, Zoom, Skype, Hangouts, ci è forse già chiaro, ma probabilmente avrete notato qualcosa di differente nei contenuti della comunicazione a distanza rispetto all’abituale immediatezza del guardarsi negli occhi in ufficio.
Cosa è quindi cambiato?
Prendiamo d’esempio una riunione telefonica tra un team aziendale ed alcuni consulenti esterni. Abbiamo in questo caso 3 tipi di comunicazioni da analizzare:
– quella tra i membri del team interno
– quella tra il team interno verso i consulenti
– quella dei consulenti e il team dell’azienda cliente
Elementi importanti per una buona comunicazione ed uno scambio chiaro sembrano banali, ma non è così veramente per tutti.
1) Sembra un consiglio strano e scontato, ma un saluto iniziale che non sia solo formalità, ma sia più cortese della media, aiuta sia la comunicazione tra i membri dello stesso team che i consulenti, soprattutto se non li avete mai incontrati fisicamente prima.
2) Sarebbe importante che le riunioni (di recap) avessero una tempistica definita prima: mezz’ora? E che mezz’ora sia, senza aggiungere minuti in eccesso. Entro quella mezz’ora dobbiamo sforzarci di comunicarci tutto con chiarezza. Ovviamente le tempistiche devono essere studiate bene in precedenza, gli argomenti da trattare devono essere inerenti come impegno, al minutaggio della riunione. Se c’è bisogno di una riunione di due ore, la pianificazione diventa ancora più importante.
3)All’interno di questa tempistica oltre a chiarezza di esposizione, chiarezza mentale in merito all’ordine degli argomenti da affrontare, è importante non introdurre argomenti differenti e nuovi, interrompendo il flusso del discorso, a meno che non si tratti di una emergenza. Questo perché i flussi di discorso sono frutto di concentrazione ed impegno da parte di tutti i membri, una interruzione porterebbe alla dispersione delle energie messe in campo fino a quel momento.
Le domande differenti andrebbero tenute alla fine, assieme ad un breve riassunto del tutto e dei compiti che ognuno dovrà eseguire poi singolarmente.
4) La chiusura di una riunione è fondamentale per fissare gli argomenti, per un saluto informale che riporti un po’ di empatia persa nel lavoro, e distenda le tensioni nel caso ci fossero state.
5) Ultima ma non ultima, la tolleranza. In tempo di lavoro da casa, ma soprattutto di clausura, potremmo notare alcuni aspetti “originali” nelle chiamate: sottofondo di cartoni animati o pianti di bambini, oppure qualche membro del team che per motivi personali non riesce più a trovare la concentrazione necessaria per tirare le fila del lavoro. In questi casi è necessario ripetere, riassumere con calma i punti dei nostri discorsi, senza creare ulteriori tensioni. Ognuno di noi in un qualche momento della vita si è trovato in difficoltà, ed una sana dose di tolleranza, e aiuto, da parte del prossimo ci avrebbe dato una mano per tornare alla lucidità. Farlo con gli altri dimostra una sana dose di empatia, che nella comunicazione è dote fondamentale.
Lo smart working può essere una modalità di lavoro efficacissima per il futuro, nel rispetto di queste nuove emergenze e dell’ambiente, che come sappiamo, è da tempo al limite dello stress.
È quindi importante imparare la comunicare efficace anche senza vedersi di persona.
Alcuni suggerimenti per esercizi sull’uso delle arti performative per la comunicazione li potete trovare sulla pagina Fb di arthea eventi.
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